Cómo escribir emails que todo el mundo quiera leer

 

No cabe duda. La flamenca de Whatsapp, con su fiesta de tacones y volantes, es el bisonte de Altamira posmoderno. Su capacidad expresiva es tan alta que cuenta la leyenda que a su paso, las palabras se caen del diccionario en un suicidio colectivo sin precedentes. En la RAE ya están conspirando para que el emoticono del chico que corre la atropelle por accidente un día de estos, cuando coincidan en la misma línea.

 

Por suerte, mientras esto sucede en el terreno de la mensajería instantánea, en el mundo del correo electrónico, siempre más conservador, las palabras siguen siendo las grandes protagonistas. Por eso hoy quiero hablarte de algunas pautas para escribir emails que todo el mundo quiera leer. ¿Preparado para hacer de tu teclado tu gran aliado?

 

1. Ve al grano (como un adolescente frente al espejo).

La vida es corta, así que tenemos que intentar no hacer perder el tiempo de nadie. Por eso, tras una breve presentación debemos transmitir rápidamente el motivo de nuestro email (“Te escribo porque…”). Te aseguro que a partir de esa línea te leerán con más interés (a no ser que estés pidiendo dinero; en ese caso, ya puedes ser el mismísimo Cervantes que te irás derechito al infierno y a la bandeja de spam).

Sin embargo, ser directo no significa ser grosero. Cada vez con más frecuencia olvidamos ser educados cuando nos comunicamos online. Se trata de un gran error, ya que el hecho de no poder ver la cara y la expresión de la persona que nos habla hace que la cortesía sea incluso más necesaria que en persona.

 

2. Sé asertivo.

A menudo tendemos a expresar nuestras opiniones o deseos a través de preguntas abiertas porque nos resulta una fórmula más cortés y menos imperativa (a mí me sucede continuamente). Pero esto hace que nuestro mensaje pierda foco y eficacia. Lo verás mejor con este ejemplo:

 

BIEN: Considero que la primera opción se adapta más a tu caso particular, así que será un acierto que optes por ella.

 

MAL: ¿Qué opinas sobre estas dos opciones?

 

En el primer ejemplo, tenemos el control. En el segundo, confiamos nuestra suerte a los hados y vete tú a saber el humor que tienen en ese momento para manejar nuestros destinos.

 

3. Evita la acumulación de formas demasiado sonoras (palabras esdrújulas, adverbios terminados en –mente y superlativos terminados en –ísimo).

Cuando se trata de leer emails, tenemos menos paciencia que un pitbull mosqueado. Por eso, siempre debemos agilizar los textos al máximo. Un buen método es evitar la acumulación, en una misma frase, de varias palabras esdrújulas, adverbios que acaben en –mente o superlativos terminados en –ísimo. Son formas cuya sonoridad hacen que se ralentice la lectura.

 

MAL: Me gustaría que hablásemos la próxima semana sobre estas técnicas y que decidiéramos cuál es la óptima.

 

BIEN: Me gustaría tratar este tema la próxima semana para elegir el mejor procedimiento.   

 

La lectura de la segunda frase es más cómoda y relajada.

 

4. Huye del infinitivo narrativo.

Se trata de un mal tan extendido como el horario de un autónomo. Está presente en la tele, en la radio e incluso en muchos de los blogs que seguimos. No es correcto usar el infinitivo sin un verbo conjugado. Además de ser gramaticalmente incorrecto, empobrece nuestra narrativa, ya que da la impresión de que estamos enumerando puntos.

Se trata de expresiones como “Decir que…”, “señalar que…”, etc. Lo correcto sería: “debo decir que” o “quiero señalar que”.

 

5. Cuida la longitud de las frases.

Perdóname, pero en este punto debo hacer un alto para hablar de mi madre porque los emails de frases muy largas me recuerdan a sus tuppers rebosantes de comida. En el fondo creo que, desde que me independicé, teme que muera de inanición. Por eso llena tuppers hasta la bandera y atornilla la tapa para poder cerrarlos. Yo me enfrento a ellos con miedo porque cuando termino de comer no sé quién soy ni a qué he venido a este mundo.

Lo mismo me sucede cuando me dispongo a leer un email cuyas frases duran lo mismo que un gol de Oliver Atom. Exhausta, me arrastro por las líneas buscando un punto, sin recordar el principio ni el propósito de todo aquello.

Es muy frecuente caer en frases larguísimas, cargadas de oraciones subordinadas, cuando estamos intentando explicar algo. Sin embargo, las frases largas exigen una atención absoluta por parte del lector, un bien en peligro de extinción.

Por eso, si al terminar una frase ves que aquello parece más una invocación a Satanás que un email, es hora de sacar a pasear a tu amigo el punto. Sólo tienes que replantear el texto introduciendo pausas para ganar un poco más de atención. Te pongo un ejemplo:

 

MAL: De momento creo que, puesto que no quiero transmitir algo con lo que no me siento identificado porque me puede perjudicar, es mejor seguir con la primera línea, ya que tiene algunos rasgos que son afines a la estrategia que hemos seguido siempre al dirigirse al mismo público con los mismos intereses.

 

BIEN: Me gustaría seguir la misma línea en la que me muevo actualmente. Creo que es importante dirigirme al mismo público con los mismos intereses. Por eso me decanto por la primera opción. No quiero transmitir algo con lo que no me sienta identificado; puede ser contraproducente.

 

Es un recurso muy sencillo, pero, como ves, el resultado es fabuloso. Y lo mismo sucede con las pautas anteriores. Se trata de pequeños cambios muy fáciles de implementar que harán que la lectura de tus emails sea más relajada. Y como consecuencia, tu mensaje será más eficaz.

 

El correo electrónico es como la navaja de Albacete, puedes conseguir cualquier cosa con él: hacer una venta, cerrar un buen trato con un proveedor, resolver un problema… Sólo necesitas dar a cada palabra la importancia que tiene.  Espero que con este post lo tengas un poquito más fácil.

¡Hasta la semana que viene! Os adelanto que volveré con un post muy futurista… ¡Hasta aquí puedo leer!

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  • Lourdes - Madre!! Llevo diciendo decir que toda la vida y yo tan contenta. Me han encantado los ejemplos, haces que parezca fácil. Te lo digo siempre, pero es que tienes una habilidad para la escritura que ya quisiera yo…ResponderCancelar

    • Susana - Jajajaja, no te preocupes, es muy común, lo terminamos diciendo aunque sólo sea por oírlo tanto. ¡Muchas gracias, guapa!ResponderCancelar

  • Estefanía Cos - Hola Susana! Hace tiempo que te sigo, pero hoy me estreno comentándote. Quería decirte que me gusta mucho cuando compartes consejos sobre cómo escribir y que me encantan tus posts porque tienes una manera muy particular de redactar. Yo tengo un blog un poco abandonado porque me bloqueo mucho cuando intento escribir algo que sienta que merece la pena y no me sale. Si algún día haces algún taller o algo así me encantaría saberlo. Gracias!!!!ResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Estefanía! Muchas gracias por tu comentario. Algo hay por ahí… Si estás suscrita a mi newsletter, recibirás la información en breve.ResponderCancelar

  • MariaWolle - Pensaré en ello cuando esté escribiendo mails, es muy útil y (en principio) fácil de aplicar. Como siempre, fenomenal escrito!

    MaríaResponderCancelar

    • Susana - ¡Muchas gracias, María! Me consta que tus emails no están nada mal 😉ResponderCancelar

  • Ana Morilla - Jajajajaja buenísimo lo de la flamenca de whatsapp, que salá eres!!ResponderCancelar

    • Susana - Será de comer tanto jamón 😉 ¡Muchas gracias, guapa!ResponderCancelar

  • Rocío - Me ha encantado el post, tiendo a hacer los mensajes muy largos así que tomo nota 🙂ResponderCancelar

  • Vanesa - Más razón que un Santo Susana!! Yo estoy trabajando en eso de acortar las frases y tengo que leerme los posts 20 veces para ir poniendo puntos
    Besos guapaResponderCancelar

    • Susana - ¡Ya será menos! Tú eres una alumna aventajada… ¡Un beso, guapa!ResponderCancelar

  • Carolina - Me encantan tus posts!!! Saber transmitir a través de la palabra escrita es para mí una asignatura pendiente ( y mira qué paradoja mi profesión es precisamente enseñar a hablar, comunicar…) No me pierdo ninguno de tus posts y ahora te encontré en Instagram.
    Gracias por compartir todo lo que sabes!!!
    ResponderCancelar

    • Susana - ¡Muchas gracias, Carolina! Es un placer coincidir en Instagram y me encanta verte por aquí. ¡Un beso!ResponderCancelar

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