Todo bajo control: cómo ser eficaz sin vivir al borde del infarto

Todo bajo control

 

 

Cuando tienes problemas con la palabra “no” y te haces autónoma, sabes que vas a estar trabajando como una mona hasta el día del juicio final. Aún no se conocen las causas científicas, pero se ha constatado que en algún momento, al inicio de la aventura emprendedora, los astros se alinean para que te conviertas en la reencarnación de una bestia parda, un cuadrúpedo de carga y una mula de Missouri. Y, claro, pasa lo que pasa: un día abres los ojos y eres incapaz de recordar cuándo fue la última vez que te depilaste. Después te miras las piernas, intentando encontrar una pista, y es peor porque descubres que has pasado de la pelusilla discreta a las vigas de acero, y de necesitar una esteticista a pedir cita con un cirujano.

Esto no sería tan grave si el problema terminara ahí, en el quirófano. La cuestión es que no se trata sólo de trabajar más tiempo que vida, sino de ir a una velocidad de crucero de 500 km/h. No entiendo esa maldita manía que nos entra a todos de creernos máquinas multitareas que pueden hacer un trabajo a la vez que piensan en el siguiente y ponen el lavavajillas con los pies. Creer que esto es ser eficaz es tan utópico como encontrar una faja que te permita respirar.

La eficacia no es conseguir hacerlo todo a base de correr, echar horas y medio morir de un infarto. Es ser productivo una media razonable de horas al día y saber priorizar. Queda bien decirlo así, ¿verdad? Pues aquí una servidora ha trabajado (y aún lo hago muchas veces) más horas que el jardinero de los Teletubbies. Por eso en los últimos meses me he estado formando en técnicas para mejorar mi productividad y hoy me gustaría compartir contigo algunas ideas.

Para priorizar, es necesario tener una visión de conjunto. ¿Pero cómo tenerla cuando sólo estamos pendientes de los cabos sueltos?

Lo primero que me sorprendió al entrar en materia fue descubrir que en nuestras mentes hay algo así como una RAM psíquica. Ahí es donde almacenamos todo lo que tenemos pendiente de hacer. Pero no se queda ordenadito y archivado esperando su turno. El problema es que las cosas que guardamos ahí nos presionan todo el tiempo para que las hagamos, incluso cuando las hemos olvidado a nivel consciente, de modo que al final no somos capaces de trabajar precisamente por culpa de todo el trabajo que tenemos que hacer. Ser eficaz implica liberar esa RAM psíquica que nos roba energía y claridad mental, y nos provoca un estrés innecesario.

Hacer limpieza en este armario mental no es otra cosa que trasladar lo que no sirve de momento a otro lado. Se trata de poner por escrito esa lista de asuntos pendientes y acordar una fecha de acción para cada cosa, de modo que no te moleste a cada instante la sombra de todo lo que debes hacer porque ya tiene una fecha asignada. Además, es importante programar una serie de revisiones semanales para que tu agenda siempre esté a punto y puedas tener la tranquilidad de que no se te escapa nada. Independientemente de si usas agendas digitales como Google Calendar, la alarma del móvil, una agenda en papel o pegas post-its hasta en casa del vecino, lo importante es que el sistema que utilices te haga sentir en paz, y que te permita hacer revisiones, actualizar tus tareas y programar recordatorios.

Tu cabeza no está diseñada para recordar tareas, no es tan fiable como un buen sistema. Además se ha demostrado que cuando esta tareas pasan a formar parte de tu RAM psíquica lo hacen sin ton ni son, sin distinguir muy bien entre pasado, presente y futuro (¡imagina cuánto estrés cabe ahí!). Sin embargo, es fabulosa decidiendo cómo vas a hacer las cosas, teniendo ideas, ejecutando proyectos… Lo que sucede es que es incapaz de hacerlo si utilizas mal sus recursos, empleando buena parte de tu energía en recordar todo lo que debes hacer, priorizando mal y saturándola con más tareas de las que caben en un día. Es como dormir la siesta con Brad Pitt: un recurso desaprovechado.

 

¡Hasta la semana que viene!

 

(Por cierto, liberar tu RAM psíquica es un paso importante en el camino hacia la productividad. Pero hay más factores que personalmente desconocía y me han sorprendido sobremanera. Si quieres que te explique más sobre este tema, dímelo en los comentarios y preparo una segunda parte de este post).

 

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  • Lourdes - ¡Sí, quiero! Me parece un tema súper interesante. No tenía ni idea de cómo nos fastidia eso de la Ram psíquica y querer tenerlo todo en la cabeza. Una pregunta, creo que en algún post leí que usabas Google Calendar, no? Lo recomiendas?ResponderCancelar

    • Susana - ¡Tus deseos son órdenes! Sí, uso Ggogle Calendar y estoy encantada. De todas las opciones que he probado, es la que más se adapta a lo que necesito. ¡Un beso!ResponderCancelar

  • Ana - Me interesa muchísimo este tema Susana! Precisamente esa RAM psíquica que hasta hace un minuto no sabia que existía es la que me impide avanzar. Porque además el problema es que según borras tareas se van metiendo otras nuevas… Es como un bucle infinito! Así que cualquier ayuda será bienvenida! Un abrazo!ResponderCancelar

    • Susana - A mí me pasa igual, Ana. Pero es que somos muy brutas y no dejamos espacio entre las tareas. Además de coger el hábito de anotarlo todo, debemos aprender a anotarlo donde corresponde, no todo en el mismo día. Hay que ser realista con los plazos porque al final nos exigimos demasiado y nos esclavizamos nosotros mismos. ¡Un abrazo!ResponderCancelar

  • Mónica - Me ha encantado el post, toda información sobre este asunto es poca para mi ;). Intento cada día implementar sistemas para liberar mi RAM psíquica pero, al final, siempre me voy por las ramas. Enhorabuena por este útil y bonito blog, un beso.ResponderCancelar

    • Susana - ¡Muchas gracias, Mónica! Es que no es fácil cambiar comportamientos que tenemos tan interiorizados. A mí me toca hacer examen de conciencia y pararme los pies cada pocos días porque siempre tiendo a lo mismo, a sobrecargarme hasta explotar. Es todo un aprendizaje. ¡Lo conseguiremos!ResponderCancelar

  • Verónica - Queremos que nos cuentes todo y más!!seguro que somos muchas las que nos pasa lo mismo. Gracias!ResponderCancelar

    • Susana - ¡Gracias a ti, Verónica! Ya tengo la segunda parte en camino…ResponderCancelar

  • MariaWolle - Sí, sí y sí!!

    Me parece un tema súper interesante!ResponderCancelar

    • Susana - ¡Estupendo! Volveré pronto con una segunda parte. ¡Un beso, guapa!ResponderCancelar

  • Livia - Tengo la agenda a tope siempre. Apunto hasta lo más miserable, pero no consigo ser tan eficiente ni dejar de sentirme estresada por tener “mil cosas por hacer” (de hecho es mi estatus en el guasap). Pido a gritos una segunda parte de este tema. Mil gracias anticipadas guapis, porque estoy segura que atenderás mi solicitud. Un besoResponderCancelar

    • Susana - Jajajajaja, ¡claro que sí! Faltaría más. Igual la cuestión no es apuntarlo todo, sino hacerlo teniendo en cuenta los plazos. Muchas veces no somos nada realistas y nos creemos que en un día podemos construir el mundo. ¡Un beso, guapa!ResponderCancelar

  • Begoña colorado - Susana, siempre siempre me sacas una sonrisa!! Eres la leche!?
    Además me viene al pelo porque es que no me da la vida. Para mí que me han quitado horas del día con el cambio horario! Jajaja
    Si por favor cuéntanoslo todo todo y todo!!ResponderCancelar

    • Susana - Jajajajajaja, ¡gracias, Begoña! Volveré pronto con una segunda parte, a ver si conseguimos que nos devuelvan esas horas que nos faltan, que a mí tampoco me salen las cuentas… ¡Un beso!ResponderCancelar

  • Jaraelhiloplateado - Sí quiero !!!!ResponderCancelar

    • Susana - Dicho y hecho: en breve publicaré una segunda parte. ¡Un beso!ResponderCancelar

  • Valentina - Si por favor!!! Cuéntanos tus secretos de productividad, que yo soy de las que se mata y saca el tiempo de las piedras!
    De todas formas, la idea de escribir todo es FUNDAMENTAL. Es impresionante como cambia la cosa cuando empiezo a hacer listas y tacho todas las tareas resueltas. A mi me hace sentir super productiva y muy bien conmigo misma.
    Para esto yo, que soy muy analógica en ciertas cosas, estoy utilizando el método del bullet journal. Este es el artículo que me lo dio a conocer: https://medium.com/espanol/mi-experiencia-despu%C3%A9s-de-un-a%C3%B1o-usando-el-m%C3%A9todo-bullet-journal-e54126fc187c

    Para eso me compré una libreta de cuadros, y voy apuntando todo, en los días que los necesito. Hay veces como los fines de semana, que intento olvidar todo lo que tengo que hacer, para descansar y pasar tiempo con los amigos. Así que no necesito apuntar nada. Y no se desperdician páginas como en una agenda tradicional! Esto ha cambiado mucho mi vida y me ha quitado un lastre de estrés de encima. Si no lo conoces te lo recomiendo muy mucho!

    Un abrazo guapa… Tus metáforas son lo más! Que pena sería solo echar la siesta con Brad Pitt! Ahahahahah 😀ResponderCancelar

    • Susana - Síiii, hace tiempo que leí sobre ese método, aunque no llegué a probarlo porque quería algo digital. Yo uso Google Calendar porque además puedes sincronizarlo con una aplicación en el móvil que se llama CalenMob. Es súper cómodo porque te permite ir arrastrando tareas a otras fechas, compartir calendarios concretos con clientes para que ambas partes sean muy conscientes de las fechas y plazos intermedios de proyectos grandes, enviar invitaciones para mis sesiones de asesoramiento con enlaces directo para hacer videollamadas, clasificar las tareas con diferentes colores… Me va genial. ¡Un beso!ResponderCancelar

      • Valentina - Entonces si algún día te apetece, podrás hacer una entrada sobre esto! Yo he intentado con aplicaciones digitales, pero no se porque, a pesar de amar la tecnología, en esto me resisto! Soy muy analógica! A lo mejor tengo que dar con la herramienta correcta! 🙂ResponderCancelar

  • Tania - ¡Más sobre el tema! ya hago listas y listas de todo, últimamente me ha funcionado la técnica pomodoro para concentrarme en una sola cosa, pero tengo tanto proyecto en mente que me saturo.
    Gracias por la información 🙂ResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Tania! Es que ese es uno de los problemas: tenemos tantos inputs que cuesta mucho hacer una sola cosa cada vez y no parar cada dos por tres para responder un mensaje, un email, consultar la última notificación de Facebook… Yo tengo una aplicación en el móvil que se llama Pomodoro, y precisamente sirve para eso: poner un plazo para cada cosa y concentrarte sólo en ella. también la utilizo para levantarme de la silla de tanto en tanto porque se me van las horas y ni me acuerdo de estirar las piernas o beber agua.ResponderCancelar

  • Sonia - Me encantó lo de la siesta y Brad Pitt, aunque cuando no recuerdas ni lo que es una siesta ya daría por satisfecha. Yo no soy autónoma. “Sólo” tengo un blog, trabajo y tengo dos hijos. ¿Dije sólo? Bueno el caso es que aún así me he sentido completamente identificada contigo. Tengo un equipo de 8 personas a cargo y no me canso de decirles que yo no quiero gente trabajando 400 horas. Sino gente que trabaje bien dentro de su horario. Esto sí que demuestra saber priorizar y gestionarse. Pero en la realidad yo, a pesar de ser muy organizada, y una fanática de las listas, tiendo a ponerme más cosas de las que puedo realizar. ¿Nacida para bestia parda?ResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Sonia! Al final creo que estamos todos un poco igual, autónomos y no autónomos. Lo que sucede es que cuando tienes un trabajo sin hora de cierre, al final alargas la jornada de una forma insana y te vuelves menos productivo. ¡Pero no sé qué sería de mí si tuviera 2 hijos como tú! Las madres se merecen un post aparte: ¡para mí son superheroínas!ResponderCancelar

  • tatiana - Me encanta este tema por que siempre vamos con la lengua fuera e intentando cumplir con todos y se que un día meteremos la pata y sera lo peor del mundo mundial,así que tenemos que acostumbrarnos a ser mas organizados.muchas gracias me encanta leerteResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Tatiana! Ese es el problema: uno va al límite porque quiere cumplir con todo y es precisamente eso lo que nos hace fallar y no cumplir todo lo bien que deberíamos a veces. No somos máquinas, pero insistimos en tratarnos como tal. Está claro que no hay peor jefe que uno mismo…ResponderCancelar

  • Silvano Quevedo Bonetti - Lo espero…. AgradecidoResponderCancelar

  • Beatriz - Uy, lo de las vigas de acero… ¡Cómo me suena! :)))
    Yo hace tiempo que dejé atrás esa fase, pero estás muy acertada en cómo planteas la cuestión. Ojalá, cuando empecé con mi negocio hace unos años, hubiese encontrado entradas tán útiles como las tuyas Susana. Por lo menos me hubiese ido a la cama con una sonrisa en los labios y sin tanto agobio por no saber cómo gestionar la inmensidad de tareas que te surgen cuando eres una emprendedora novata.ResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Beatriz! ¡Qué alegría verte por aquí! Imagino que con el tiempo se aprende a relativizar y llegas a entender tu negocio como algo que no debe restar en tu vida sino sumar. Es un cambio de mentalidad necesario, pero mientras llega seguiremos celebrando el movember y luciendo vigas de acero, jajajaja.ResponderCancelar

  • Elisa - Super tema!!! Gracias por compartirlo, mi cabeza no rula de todo lo que tengo que hacer y el poco tiempo que tengo para hacerlo, lo tengo ahí todo el día y no me deja disfrutar de mi vida personal 🙁
    Quiero más!!!
    MuaaaResponderCancelar

    • Susana - ¡Hola, Elisa! No debe ser fácil conciliar un trabajo fuera de casa con 2 niños. Lo digo siempre: ¡las mamás tenéis más mérito que nadie!ResponderCancelar

  • Cristina - Buen post Susana. Creo que nos hemos sentido todas y todos más que identificadas e identificados. 😉ResponderCancelar

    • Susana - ¡Muchas gracias, Cristina! Si es que vivimos como locos. Estamos involucionando y cada día somos más esclavos. No puede ser esto…ResponderCancelar

  • Se me va la pinza. | jaraelhiloplateado - […] un tiempo leyendo el blog Susana me encontré este post. Me resulto muy gráfico cómo habla de lo que se acumula en la memoria Ram. […]ResponderCancelar

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